Las Auditorías de Mantenimiento son una herramienta de
mejora en la gestión del mantenimiento, que permite identificar todos aquellos
puntos en los que la gestión se aparta de un modelo de excelencia establecido
para ese punto. Las Auditorías de Mantenimiento son pues una herramienta de
calidad en mantenimiento, pero va mucho más allá de otras herramientas como la
ISO 9001 o la ISO 55.000.
RENOVETEC ha desarrollado AUDITEC una herramienta
gratuita que permite gestionar completamente estas auditorías, calculando el
índice de conformidad, todos los puntos de mejora y generando un informe
automático que recoge toda esta información.
Qué es una Auditoría de Mantenimiento
Realizar una auditoría de mantenimiento no es otra cosa que
comprobar cómo se gestiona cada uno de las trece áreas de gestión en que puede
dividirse el mantenimiento: personal, plan de mantenimiento programado, gestión
del mantenimiento legal, implantación de técnicas predictivas, contratos de
mantenimiento, gestión del mantenimiento correctivo, gestión de medios
técnicos, gestión del repuesto, implantación y uso de procedimientos de
trabajo, empleo del software de mantenimiento, informes e indicadores, gestión
de la prevención y resultados obtenidos. El objetivo es conocer como se
gestiona cada una de estas áreas en un departamento de mantenimiento de una
instalación, identificar puntos de mejora y determinar qué acciones son
necesarias para que la forma de gestionarlas se asemeje a un estándar o modelo
excelente.
La auditoría de gestión de mantenimiento propuesta en este
artículo se basa en el análisis de un total de 118 aspectos. Para cada uno de
los aspectos analizados se plantea una cuestión, ofreciéndose cuatro posibles
respuestas. Así, si la respuesta a la cuestión planteada es muy favorable, es
decir, si la situación se parece al modelo de excelencia, la respuesta se
valora con un “4”. Si la situación es aceptable, pero presenta posibilidades de
mejora, a la cuestión se le asigna un valor de “3”. Pero si la situación no es
aceptable, es decir, se aleja del modelo de excelencia, el valor asignado a esa
cuestión es o bien “1” si la situación es desfavorable y se hace necesario un
cambio, o bien “0” si la respuesta es tan desalentadora como para considerar la
situación de ese punto un autentico desastre.
Todos aquellos puntos que alcanzan como resultado un “0” o
un “1” deben incluirse en un PLAN DE ACCIÓN, y transcurrido cierto tiempo,
deben realizarse una nueva auditoría comprobando especialmente aquellos puntos
que habían obtenido un resultado desfavorable. El punto más importante de una
auditoría de mantenimiento es el PLAN DE ACCIÓN, en el que se identifican los
problemas que se detectan en la gestión del mantenimiento de la planta, y como
se propone solucionarlos.
El modelo de excelencia
Las auditorías de mantenimiento se basan en la comparación
de la situación existente en una planta con una situación modélica que pudiera
considerarse excelente. Una vez definida dicha situación, realizar una
auditoría de mantenimiento consiste en comparar esa gestión ideal con la que se
lleva a cabo en la planta analizada, y determinar así si cada uno de los
pequeños aspectos en que puede dividirse la gestión de la planta está
gestionado de la mejor forma posible. Todos aquellos puntos que se aparten de
esa gestión excelente serán puntos de mejora.
El perfil del auditor
El auditor que lleva a cabo las auditoría de mantenimiento
es siempre un profesional bien de la plantilla o bien un auditor externo, pero
siempre ajeno al mantenimiento de la instalación, para garantizar su visión
imparcial y no contaminada por el día a día.
La formación y experiencia con la deben contar es la siguiente:
Deben ser profesionales que conocen bien el entorno de
mantenimiento, y preferiblemente ingenieros con más de diez años de experiencia
en mantenimiento industrial. Específicamente hay que huir de profesionales del
área de calidad o de otras no técnicas, pues a menudo desconocen muchas de las
singularidades de la actividad de mantenimiento.
Deben conocer perfectamente la forma de llevar a cabo una
auditoria de mantenimiento, es decir, dominan la metodología empleada.
Deben ser minuciosos y observadores.
No deben estar involucrados en el día a día del
departamento, pues de esa manera se garantiza su imparcialidad.
Deben ser constructivos en sus apreciaciones.
Las áreas analizadas en una auditoría
Las trece áreas de gestión que deben ser analizadas en una
auditoría de mantenimiento son las siguientes:
- Personal y organigrama
- Plan de mantenimiento programado
- Gestión del mantenimiento legal
- Implantación de técnicas predictivas
- Mantenimiento contratado y gestión de contratos
- Gestión del mantenimiento correctivo
- Implantación de procedimientos y empleo de éstos
- Gestión de herramientas y medios técnicos
- Gestión de repuestos
- Utilización del software de mantenimiento
- Información, indicadores e informes
- Gestión de la prevención de riesgos
- Resultados obtenidos en mantenimiento
El cálculo del índice de conformidad
No todos los aspectos analizados en la auditoría deben tener
el mismo peso. Así, no tiene la misma importancia ni afectará por igual a los
resultados que no haya un plan de mantenimiento en la instalación o que el
formato de orden de trabajo no resulte adecuado.
Basado en la experiencia del autor, en el cuestionario
propuesto se ha elegido una escala de 1 a 3, asignando a los aspectos más
relevantes un valor de 3 y a los aspectos menos significativos un valor de 1.
Multiplicando la valoración obtenida en cada aspecto
analizado (de 0 a 4) por la ponderación de ese aspecto, sumando el resultado obtenido
en esa multiplicación en cada uno de los aspectos y dividiendo entre el valor
máximo posible, se obtiene el índice de conformidad, que será un porcentaje del
valor máximo posible y por tanto, una medida del grado de excelencia del
departamento de mantenimiento comparado con la situación ideal que debería
presentar:
Índice de conformidad= Sumatorio (valor obtenido en cada aspecto) x ponderación / valor máximo posible
Junto con el índice de conformidad global, es conveniente
medir al menos otros cuatro índices, referidos a cómo se ve afectada la disponibilidad
de la planta, la fiabilidad, como se afecta la posibilidad de sufrir una avería
de gran alcance, a incrementar los costes, a aumentar la posibilidad de
accidentes y/o a disminuir la vida útil de la planta.
Para calcular cada uno de ellos, basta con tomar únicamente
los aspectos que influyen en cada una de esas consecuencias, y aplicar la
fórmula anterior por separado para cada conjunto de aspectos.
Herramientas informáticas para la realización de Auditorías
de Mantenimiento
La realización de una auditoría no requiere de ninguna
herramienta informática. Puede realizarse en papel o con herramientas
ofimáticas sencillas. No obstante, los cálculos pueden resultar tediosos y
complejos.
RENOVETEC, no obstante, ha desarrollado un software que
puede utilizarse de forma gratuita para llevar a cabo estas auditorías. El
software, denominado AUDITEC, permite configurar diferentes tipos de
auditorías, adaptar la auditoría para cada planta concreta, plantear una serie
de cuestiones que deben ser analizadas, recoger las respuestas a las cuestiones
planteadas, tanto numéricas como a nivel de comentarios, y recopilar todos los
resultados en un informe generado de forma automática.
AUDITEC se incluye gratuitamente en el libro INGENIERÍA DEL
MANTENIMIENTO, de la Editorial RENOVETEC, y en el software RENOVEFREE. Más
información en www.renovetec.com
Reportaje publicado en el número 16 de Dínamo Técnica, revista gallega de energía